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Gestão de compras e estoque: saiba como alinhar os dois processos

Na administração uma confecção de vestuário, calçados ou acessórios, a gestão de compras e estoque é um assunto que exige uma atenção especial. Se por um lado os baixos níveis de estoque causam a perda de negócios, também é importante não comprometer processos produtivos armazenando itens que ficam parados em alguma fase na produção ou produtos finalizados que encalham nas prateleiras.

Você sabe como alinhar a gestão compras e estoque em sua confecção? Adota ações que promovem o cumprimento dos processos, garantindo o abastecimento da cadeia produtiva sem excessos ou faltas que comprometam seus prazos, remessas e seu capital de giro?

Hoje, tiraremos essas dúvidas e falaremos sobre a importância de ter um estoque suficientemente enxuto, mas ao mesmo tempo abastecido com todas as matérias-primas que atendam as necessidades dos clientes e garantam o ritmo da produção, cumprimento de prazos de entrega e fluxo de vendas. Acompanhe!

 

1. Mantenha um registro preciso de entradas e saídas

Esse é um aspecto essencial para uma boa gestão de estoque: saber realmente quais são os itens armazenados e qual a sua quantidade. Isso vale tanto para o produto direcionado ao cliente quanto para a matéria-prima utilizada na produção. 

No dia a dia, essa tarefa pode ser um tremendo desafio, pois uma anotação equivocada ou uma única negligência é suficiente para comprometer todo o processo. Mas esse registro preciso é fundamental para evitar a falta de itens ou encalhes. 

2. Padronize o estoque

Para facilitar a precisão dos registros, uma outra medida fundamental é padronizar os produtos e suas descrições. Criar categorias e códigos inteligentes que os identifiquem ajuda a deixar tudo bem organizado e a evitar lançamentos equivocados.

Desta forma, o gestor impede que um mesmo produto seja catalogado mais de uma vez utilizando códigos diferentes, criando um estoque virtual que não condiz com a armazenagem física.

3. Alinhe os ciclos de produção e vendas de seu negócio

Para ter um bom controle de estoque e realizar as compras de forma inteligente, o gestor precisa conhecer seu próprio ciclo de produção e vendas. Afinal, nem sempre o giro médio de um período ou mês reflete a realidade do ano. 

Se o seu negócio é afetado pela sazonalidade, é essencial se antecipar a essas características para não ter suas prateleiras repletas de produtos de coleções passadas, que ocupam espaço para armazenamento e acarretam prejuízo, pois dificilmente serão vendidos após o período de maior procura. Também é fundamental antever os movimentos do mercado e oferecer os produtos no momento em que os consumidores começam a procurá-los.

Identificar os produtos mais vendidos, bem como aqueles que têm giro médio menor, é fundamental. O gestor deve prover o estoque com as mercadorias ou matérias-primas indispensáveis à determinada produção, atentando-se para as compras desnecessárias. 

4. Utilize um software de gestão integrada

Ter o controle de todas essas operações que acontecem na confecção, com as informações sempre à mão é uma tarefa quase impossível. Pensar que na correria do dia a dia não haverá nenhuma negligência nas anotações ou mesmo erros de escrita e interpretação é uma visão bastante otimista de um negócio. 

Por isso, softwares de gestão são grandes aliados dos administradores. Com eles, é possível ter um controle maior sobre esses processos, além da precisão necessária que a automatização proporciona. Desta forma, o gestor não precisa mais contar com a ação de diferentes colaboradores para manter essas informações atualizadas e disponíveis. 

Com a automatização, uma única ação — como a emissão de um pedido ou o faturamento de um produto, por exemplo — desencadeará todo o processo de controle de estoque, registro financeiro e contábil, sinalização da necessidade de compras, cálculo de tributos e tantos outros procedimentos necessários para a condução do negócio. 

Portanto, um ERP centraliza esse controle sem a necessidade de produzir e conferir inúmeros instrumentos de registro, demonstrativos e planilhas. Este software ainda facilita a administração ao emitir relatórios gerenciais que permitem a tomada de decisões estratégicas muito mais assertivas.

Assim, o gestor consegue identificar foma de alavancar as vendas em períodos de menor demanda, por exemplo. Ele também consegue descobrir quais são os produtos que garantem maior retorno financeiro, e pode orientar a empresa a focar sua atenção nesses itens, entre outras possibilidades. 

Viu só como é possível alinhar a gestão de compras e estoque? Já conhece as vantagens de um software ERP para otimizar os processos em sua empresa? Gostaria de conhecer outros recursos que podem auxiliar a administração em seu setor?

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