Caderneta de anotações, bloquinho de notas fiscais, “livrão preto” da contabilidade: esses instrumentos, que já foram símbolos da organização e eficiência de empreendedores, hoje não passam de lembranças românticas do passado.
Hoje, a informatização tomou conta dos procedimentos de gestão. O caderninho foi substituído primeiro por planilhas e, mais recentemente, por softwares mais completos. As informações do livrão ficam armazenadas em sistemas e os bloquinhos podem ser trocados pela nota fiscal eletrônica.
Então, que tal também deixar esses recursos no passado e mergulhar no universo da informatização para garantir a otimização dos processos, a redução de custos e erros? Afinal, de nada adianta manter as práticas do passado na empresa se elas não garantirem a sobrevivência do negócio no presente e futuro!
Ainda não está convencido da importância de migrar sua confecção para um sistema integrado de emissão eletrônica de nota fiscal? Continue a leitura e descubra como ele vai reduzir os custos da sua empresa, o tempo gasto nesses processos e eliminar a possibilidade de erros contábeis!
O que é a nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal eletrônica, ou NF-e, é um processo criado para facilitar e otimizar a emissão de notas fiscais. Devido às suas vantagens, ela tem sido cada vez mais adotada pelas empresas em geral, não excluindo as do segmento de moda.
Assim como a nota fiscal no papel, ela é um instrumento de fiscalização tributária, ou seja, ela registra as operações comerciais para que o governo saiba exatamente o quanto de imposto sua empresa deve recolher.
Como funciona a nota fiscal eletrônica?
A NF-e é emitida através de um software que gera um arquivo XML. Ficou difícil? Pois é, XML faz parte de outra língua! Então, vamos traduzir:
Este é um tipo de arquivo muito mais leve que os convencionais, ideal para a organização de informações, armazenamento e compartilhamento. Ele também é facilmente lido e interpretado por outros sistemas.
No procedimento de a emissão da nota, o software deve emitir também um documento chamado DANFE. Ele pode ser impresso em qualquer papel A4, diferentemente da nota fiscal convencional, que exige um papel específico.
Depois da emissão digital, a nota é armazenada e validada por uma assinatura digital — um token. Essa etapa previne fraudes. Para fins contábeis, ela deve ser armazenada por 5 anos.
Quais são os principais benefícios da NF-e?
Redução de custos
A NF-e economiza papel, já que não precisa ser impressa. Além disso, ela dispensa espaço físico: para guardá-la, basta deixar armazenada em seu sistema de gestão.
Em alguns casos, mas não em todos, o emissor de NF-e obtém desconto em alguns impostos, como o IPTU. Mas não se anime tanto: é preciso ver se sua empresa se enquadra nessa condição.
Redução de erros de escrituração
Como todo o processo é eletrônico, certos cálculos são feitos automaticamente. O que isso significa? Que você fica menos sujeito a problemas no recolhimento de impostos como atrasos, multas e outras penalidades.
Além disso, no sistema antigo, um erro de escrituração pode dar uma dor de cabeça tremenda na hora da contabilidade. É um número que não foi bem entendido, outro que foi copiado errado, enfim: A NF-e elimina esses problemas.
Redução de tempo
Não é preciso enviar as NFs-e pelos Correios ou outros meios de entrega. Elas podem ser compartilhadas eletronicamente e, se você utilizar um sistema eficiente, isso acontece automaticamente!
A automatização também faz a sua empresa ganhar tempo nos processos internos, além de eliminar o tempo gasto para idas e vindas aos postos fiscais. Afinal, as informações são enviadas eletronicamente à Receita Federal .
Redução nos procedimentos de gestão
Desde que você conte com um software de qualidade, ele pode fazer esse faturamento se integrar a outros processos internos da empresa. Assim, a emissão da nota já dá baixa no estoque, envia a informação para o financeiro, gera o cálculo de impostos e fornece dados para análises gerenciais! Tudo isso de uma vez!
E então, entendeu como a nota fiscal eletrônica agiliza processos, reduz custos e pode beneficiar a sua confecção? Restou alguma dúvida sobre o assunto? Conte pra gente aqui nos comentários!