7 dicas para uma gestão eficiente de compras e estoques
Administrar as compras de tecidos e aviamentos pode ser um grande desafio, principalmente se é você quem precisa liderar a equipe, cuidar da gestão financeira, ficar de olho no estoque e dar conta de inúmeras reuniões.
Felizmente, é possível encontrar soluções para minimizar qualquer tipo de problema e, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade da empresa.
Sabendo disso, nós listamos aqui as melhores dicas para ajudar você a gerenciar as compras e os estoques de tecidos e aviamentos na sua empresa sem complicações! Acompanhe:
1. Cadastre todos os materiais
Todos os produtos produzidos na sua empresa são compostos por materiais e isso significa que você precisa saber o que e quanto comprar de cada item, por isso o cadastro é fundamental tanto para a composição da ficha técnica como para as compras.
Indique nos cadastros se há variações de cores e tamanhos, controle por partidas e número de peças de tingimento, conversão de rendimento ou pacotes, como por exemplo: Quilos x Metros, Grosa x Unidade, Milheiro x Unidade etc. A conversão deve ser considerada na geração de pedidos de compras e na entrada dos estoques.
2. Faça o inventário
Ainda temos aquela meia malha fio 30/1 preta? Quanto temos de tricoline no estoque? Os botões de massa 4 furos já chegaram? Essas e outras tantas perguntas do dia a dia poderão ser facilmente respondidas se você controlar os estoques da sua empresa e puder consultá-los via sistema. Fazer inventário não é uma tarefa fácil e muitas vezes, precisará parar a produção, mas é indispensável para uma gestão assertiva de estoques e compras. Faça isso no final do ano e/ou na troca de coleções que são os principais momentos em que a sua produção está mais calma e os estoques mais baixos.
3. Monitore o seu estoque
O controle de estoque é um processo fundamental no sucesso de compras e vendas de produtos. A partir do inventário, controle rigorosamente todas as entradas e saídas de materiais. Registre as saídas com romaneios a partir de ordens de fabricação em seu sistema de produção em vez de saídas avulsas.
Outro ponto importante é ter uma pessoa responsável pelo estoque físico. Isso ajuda muito nesse controle e também pode inibir os “abusos” do dia a dia.
4. Planeje os pedidos de compras
Com um planejamento da quantidade de materiais necessária para você trabalhar em mãos, é possível evitar erros e prejuízos que comprometem os recursos. Antes de efetivar as compras, faça a explosão de compras no seu sistema de gestão, verifique se já comprou e ainda não recebeu e qual é a disponibilidade de estoque atual.
Enquanto o fornecedor está na sua frente anotando os pedidos, sua atenção pode ser desviada para resolver outra situação ou falar ao celular, então lance corretamente os pedidos de compras no seu sistema de gestão incluindo quantidades por SKU, preços unitários, eventuais descontos e prazo de entrega. Além de não ter surpresas quando os materiais chegarem, também provisionará o fluxo de caixa da sua empresa.
5. Faça uma previsão de vendas
Para que o seu planejamento de compras seja eficaz, primeiro é preciso fazer uma previsão das vendas e por consequência, uma previsão produção e compras. Esse ponto é bastante comum para atacadistas com pedidos programados, mas também é fundamental para lojas de pronta entrega e varejo. Essa informação é importante para que a compra não seja feita aleatoriamente, como um tiro no escuro. Leve em consideração fatos como demanda, sazonalidade das vendas, entre outros.
6. Invista em software de gestão
Note que um sistema de gestão integrada é fundamental para te ajudar nos controles da sua empresa. Se você ainda não está aproveitando os benefícios da tecnologia para gerir a sua confecção, isso significa que todas as responsabilidades do seu negócio estão pesando sobre suas costas. O seu know-how é parte importante do seu sucesso, mas a gestão da sua empresa não pode ser dependente da sua memória.
Hoje, é possível gerenciar desde o planejamento de produção ao acompanhamento das ordens de fabricação, entradas a partir de leitura de código de barras, armazenamento e distribuição. Tudo por meio de softwares inteligentes, que funcionam com processos integrados. Pense nisso, pois investir em tecnologia significa maior produtividade e melhores resultados.
7. Treine a sua equipe
O sucesso de um negócio depende também da qualificação da equipe. Por isso, mantenha seus colaboradores sempre atualizados quanto aos processos da empresa e às novas tecnologias. Outras técnicas também podem garantir que o grupo trabalhe com entusiasmo, como palestras motivacionais, premiações, ranking de performance etc.
Como você percebeu, disciplina e organização são essenciais para fazer uma compra de materiais bem-sucedida. Além disso, buscar soluções inteligentes é uma forma de produzir mais e melhor, pois os benefícios são inúmeros.
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