Não se engane pelo tamanho do seu varejo, seja ele qual for, pequeno ou grande, precisa ser tratado da mesma forma. Aliás, temos certeza de que um varejo pequeno dá mais trabalho do que um grande.
Simples explicar… num varejo grande, sempre existem estruturas de sustentação que farão uma série de tarefas vitais, além do PDV propriamente dito. Já num varejo pequeno, que requer exatamente as mesmas tarefas, essas ficam por conta de uma estrutura bem menor e, por consequência, acumulada em poucas pessoas. Se você tem uma visão de que varejo é exclusivamente função de vender (PDV), sugiro não perder tempo em ler o resto desta matéria.
Mas, se você continuou por aqui, vamos deixar muito claro que, somente o volume de operações e pessoas envolvidas, é que são diferentes entre varejos pequenos e grandes.
Já que falamos que as funções são as mesmas, o aplicativo que você escolher para seu negócio deve passar por algumas análises antes da contratação, embora nosso foco seja para varejos pequenos.
Vamos dividir as funções do seu varejo em três etapas, a saber:
1 – Antes do PDV
É mais do que necessário ter controles de pedidos dos fornecedores, com datas e valores a receber, uma vez que esses recebimentos vão impactar diretamente no seu contas a pagar. Afinal de contas, sem fornecimento, você vai vender o quê? Salvo se seu varejo seja do modelo de que seu fornecedor exclusivo enfie goela abaixo o que ele quer, você deve ter o seu fluxo de caixa iniciado exatamente pelos pedidos de compras no sistema.
1.1 – Receber os pedidos, envolve operações diversas que devem ser automatizadas. Essas operações começam com um acesso via internet para capturar arquivos XML que espelham notas fiscais emitidas contra seu varejo. Com esses arquivos, o sistema deverá confrontar preços e quantidades registradas nos seus pedidos e, se tudo estiver em ordem, então…
1.1.1 – Dar baixa nos pedidos, item a item.
1.1.2 – Fazer a entrada dessas notas em seus arquivos de notas fiscais de entradas.
1.1.3 – Gerar a programação dos títulos a pagar, decorrentes desses recebimentos.
1.1.4 – Dar entrada nos seus estoques em cada SKU recebido, entre outras tarefas de controle, tudo isso naturalmente numa operação automatizada.
1.2 – Manter suas tabelas de preços de vendas a partir dos preços capturados nas notas fiscais de entradas, sugeridos por um markup pré programado e permitindo ajustes comerciais nos preços de cada um dos produtos.
2 – No Ponto de Venda propriamente dito
Seu aplicativo deve atender não somente à operação de emitir um cupom de venda. Cada atividade tem suas características, tanto que um varejo de fast food é totalmente diferente do varejo de roupas, calçados, acessórios, por exemplo.
3 – Operação pós vendas
É óbvio entender que cada venda vai gerar um ou mais recebíveis, então o trabalho gerencial também vai ser necessário depois da simples emissão do ticket da venda. A maioria esmagadora dos pagamentos são feitos com cartões, sejam de crédito ou de débito.
Você terá então de conciliar as formas de pagamento, enviar esses recebíveis às operadoras de cartões, os cheques aos bancos onde você mantém conta corrente e aguardar as etapas de recebimentos em cada data de vencimento dessas parcelas. Muitas das vendas de valores agregados mais significativos ainda por cima são parcelados, gerando mais do que uma operação de controle para cada ticket.
4 – Controlar seu fluxo de caixa
Uma das tarefas mais complexas do varejo está em controlar os recebimentos dos pedidos de seus fornecedores e seu recebíveis. Tudo isso tem de estar 100% integrado e não deve requerer operações extras para que as informações se encontrem e demonstrem disponibilidade de investimentos ou necessidades de buscar recursos financeiros, dia a dia.
Como podemos ver, a operação da venda em sí, é somente a ponta do iceberg. Não se engane que seu trabalho acaba com a emissão do ticket. Você tem muito trabalho antes e depois da venda.
Então seu sistema, desenhado para pequenos varejos deverá ter facilidades, uma vez que sua equipe não é grande.
Alguns cuidados ao escolher seu sistema de gestão
Seu sistema não pode ser “mono usuário” – ou seja, o acesso não pode ser limitado a uma ou poucas licenças de uso. Se for assim, todas as operações antes e depois das vendas, deverão aguardar horários em que seu PDV não esteja funcionando. Isso significa entrar antes do início do expediente da venda e ficar após o encerramento. Levando-se em consideração que o varejo funciona todos os dias e o dia todo. Prepare-se, então, para trabalhar em carga horária diária bastante alta. Exija um sistema multi usuário, onde operações de gerência podem ser executadas ao mesmo tempo das vendas.
Seu banco de dados não pode estar armazenado dentro de seu equipamento da venda. Se assim for, esse equipamento, com certeza, não terá tecnologia para acesso remoto e isso significa fazer tarefas gerenciais no mesmo espaço de sua venda. Muitas vezes o espaço de um varejo é pequeno fisicamente, o que pode gerar dificuldades para execução de atividades distintas em um mesmo ambiente. Com a ajuda de sistemas formato SaaS você poderá executar tarefas gerenciais de sua casa, por exemplo, enquanto seu varejo está trabalhando em vendas.
Hoje temos pouquíssimos estados, talvez um ou dois, que exigem os bancos de dados – exclusivamente as vendas – locais. Sistemas inteligentes conseguem atender em tempo real essa exigência e as funções gerenciais para seu varejo. Afinal de contas, tão importante quanto atender legislações, você tem de gerenciar seu varejo.
Seu sistema atende a uma linha de varejo específica? Se sim ótimo! Caso contrário, ele poderá entender que um sapato ou uma feijoada são a mesma coisa… Um sistema especializado em moda é fundamental para sua confecção, pois está adaptado as suas características e particularidades.
Também não se engane, muitos varejos acreditam que não podem depender de acesso constante de internet. Seu varejo vai precisar sim, afinal de contas, passar um cartão hoje em dia exige acesso em tempo integral a dados de suas operadoras e isso é feito via internet. Já imaginou encerrar uma venda e não poder aceitar um pagamento em cartão de crédito ou débito? Não queremos pensar que você ainda acredita em passar o cartão do seu consumidor naquele equipamento com papel e carbono.
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